Hinter den Kulissen: Unser BKK GS-Postservice
Wir wollten es genau wissen und stellten schnell fest: Hier wird richtig was bewegt. Ein Interview über vielfältige Aufgaben und ein besonderes Teamgefühl.
Dienstagmorgen, 9 Uhr. Die meisten Mitarbeitenden der Poststelle sind schon lange da. Auf dem Flur hören wir Scanner surren, Telefone klingeln und die Stimmen vieler Kolleginnen und Kollegen. Manuela, die Teamleiterin, hat uns schon kommen hören und empfängt uns lächelnd auf halber Strecke. „Da seid ihr ja schon! Ach so, wir duzen uns hier alle. Ist das für euch auch okay?“ Na klar. Bei einem gemeinsamen Rundgang machen wir uns ein erstes Bild von der Abteilung. Danach setzen wir uns mit Claudia und Sandra zusammen, die als erfahrene Kolleginnen viel Spannendes aus der Arbeit in der „Post“ berichten können.
Gesundheitsjournal: Schön, dass wir hier sein können und ihr uns ein paar Einblicke in euren Arbeitsalltag gebt. In der Post bei einer Krankenkasse zu arbeiten – wie ist das? Was sind eure Aufgaben?
Sandra: Hier ist es vor allem eins: abwechslungsreich! Grob gesagt, kümmern wir uns darum, dass eingehende Dokumente, Nachrichten und Informationen beim richtigen Sachbearbeiter bzw. im richtigen Team landen. Und natürlich verschicken wir Briefe oder Pakete. Außerdem kümmern wir uns um das Datenclearing und sorgen dafür, dass unsere Versichertendaten immer auf dem neuesten Stand sind. Das heißt, wir pflegen die Adressen und recherchieren, wenn Post mal nicht zugestellt werden kann. Manchmal übernehmen wir auch noch Sonderaufgaben und unterstützen andere Teams bei ihrer täglichen Arbeit. Ach ja, und wenn externe Besucher kommen, kümmern wir uns auch um das Catering.
Gesundheitsjournal: Abwechslungsreich trifft es ja wirklich gut. Auf wie viele Köpfe verteilt sich die Arbeit?
Claudia: Wir sind insgesamt 23 Kolleginnen und Kollegen, von denen einige in Teilzeit arbeiten. Zwei sind am Friedrichshafener Standort und 21 hier in der Winterstraße in Bielefeld. Das ist ja auch unsere offizielle Postanschrift.
Gesundheitsjournal: Wie viele Briefe gehen denn täglich ein und was passiert nach dem Posteingang damit?
Sandra: Im Durchschnitt kommen bei uns täglich zwischen 1.500 und 2.500 Poststücke am frühen Morgen an. Dann sortieren wir im ersten Schritt, welche Briefe zentral in der Post geöffnet werden können oder nur von bestimmten Personen im Haus gelesen werden dürfen. Umschläge, die wir öffnen dürfen, laufen über einen elektrischen Brieföffner – eine Maschine, die ganz fix einen großen Briefstapel Umschlag für Umschlag aufschneidet. Weil die BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER fast ausschließlich mit digitalen Akten und Postkörben arbeitet, werden die Briefe anschließend gescannt. Die meisten Nachrichten und Dokumente kommen inzwischen ja auch digital bei uns an, zum Beispiel über die BKK GS-App. Früher haben wir noch jeden Morgen um die 4.000 Briefe geöffnet und im Haus verteilt.
Claudia: Die Originalbriefe müssen wir übrigens für drei Monate archivieren, bevor sie datenschutzkonform vernichtet werden.
Gesundheitsjournal: Erklärt ihr uns noch, wie die gescannten Unterlagen dann im richtigen digitalen Postkorb landen?
Claudia: Klar doch! Alle Unterlagen landen in einem großen digitalen Arbeitskorb und werden je nach Thema klassifiziert und einer Gruppe zugeordnet. Unsere Scansoftware erkennt viele Dokumente und liest den Barcode auf Antragsformularen aus, der alle wichtigen Informationen enthält. Oft müssen wir aber noch nachjustieren oder Versichertendaten abgleichen, bevor wir die Unterlagen in die Postkörbe der Teams spielen.
Gesundheitsjournal: Wahrscheinlich ist es gar nicht so einfach, bei allen Unterlagen zu erkennen, worum es eigentlich geht, oder?
Claudia: Das stimmt! Und selbst, wenn wir das Thema auf Anhieb erkennen, ist die Zuordnung zu einer Dokumentenart dann doch nicht ganz so leicht, denn davon haben wir weitaus mehr als 600. Einige unserer Kollegen können die Nummern dazu tatsächlich alle auswendig.
Gesundheitsjournal: Und wie ist es mit E-Mails?
Claudia: Da ist es ähnlich. Jedes einzelne Dokument läuft über unseren Tisch. Im Jahr 2023 haben wir insgesamt etwa 25.000 E-Mails an info@bkkgs.de zugeordnet und archiviert. Und dann gibt es ja auch noch die Nachrichten, die über unser Kontaktformular auf der Webseite eingehen.
Gesundheitsjournal: Danke, dass ihr uns einen kleinen Einblick in die Posteingänge bei der BKK GILDEMEISTER SEIDENSTICKER gegeben habt. Könnt ihr auch noch ein paar Worte zu den Postausgängen sagen?
Sandra: Gerne! Seit der Corona-Pandemie ist es so, dass die meisten Briefe gar nicht mehr hier vor Ort gedruckt werden. Etwa 80 % aller Briefausgänge laufen über einen externen Druckdienstleister. Früher war das anders. Als wir noch alle Briefe selber gedruckt, frankiert und verschickt haben, waren das um die 3.500 bis 4.000 Briefe pro Tag. Ich schätze mal, dass das heute nur noch 100 bis 200 sind. Die anderen Briefe werden entweder extern gedruckt – oder ganz umweltschonend digital per App zugestellt.
Gesundheitsjournal: Oh, das ist ja mal ein erheblicher Unterschied.
Sandra: Auf jeden Fall. Über den externen Dienstleister freuen wir uns sehr. Ich muss immer schmunzeln, wenn ich an früher denke. Vor allem bei Serienbriefen, die an mehr als 150.000 Versicherte verschickt wurden, lief die Druckmaschine rund um die Uhr. Deshalb gab es für uns damals auch mal die eine oder andere Nachtschicht. So haben wir die vielen Briefe trotz unseres kleinen Teams immer irgendwie auf den Weg bekommen. Die Paketpost erledigen wir aber nach wir vor hier. Zum Beispiel packen wir zweimal pro Woche die MINIKIT-Babyschlafsäcke, die unsere kleinsten Versicherten zur Geburt geschenkt bekommen.
Gesundheitsjournal: Musstet ihr die Briefe damals alle händisch einpacken und frankieren?
Sandra: Nein, nein. Das wäre bei der Menge unmöglich gewesen. Wir haben schon lange eine Maschine, die alle Briefe mit den passenden Anlagen automatisch faltet und kuvertiert. Einmal am Tag werden die Briefe dann von einem Versanddienstleister abgeholt. Der kümmert sich um das Frankieren und Verschicken.
Gesundheitsjournal: Die Maschinen hier sind überraschend klein. Es ist echt beeindruckend, was die trotzdem alles können. Briefe aufschneiden, Papiere falten und verpacken usw.
Claudia: Das stimmt. Als wir noch alle Briefe vor Ort gedruckt haben, sah es hier ganz anders aus. Da brauchten wir natürlich größere Maschinen, die den ganzen Tag liefen und ordentlich Lärm verursachten. Nach einem 8-9 Stunden-Tag saß ich häufig am Feierabend auf der Couch und hörte die Maschinen noch immer in meinen Ohren.
Gesundheitsjournal: Das hat euren Arbeitsalltag ganz schön verändert. Merkt ihr die Digitalisierung sehr?
Sandra: Dass jetzt mehr per App oder E-Mail kommuniziert wird, merken wir schon. Posteingang und -ausgang haben sich stark verändert. Ich würde sagen, wir arbeiten nicht mehr so viel mit den Händen, sondern mehr mit dem Bildschirm. Es ist anders, aber das ist auch gut so. Alles hat eben seine Zeit und ich freue mich immer, wenn mal alte Aufgaben gehen und neue kommen. Das zeigt einfach, wie modern und fortschrittlich die Arbeit hier ist.
Gesundheitsjournal: Bei euren Erzählungen spürt man, wie sehr ihr eure Arbeit hier mögt. Das ist so schön zu hören.
Claudia: Total. Ich glaube ich spreche für uns beide, wenn ich sage, dass die Arbeit hier absolut vielfältig ist. Es ist eine Top-Mischung aus Bildschirmarbeit und Bewegung. Ich persönlich ging noch nie in den Feierabend mit dem Gedanken „Ich möchte nicht mehr“. Klar, kaputt war ich schon mal, aber auf den nächsten Tag habe ich mich trotzdem immer wieder gefreut.
Sandra: Das kann ich bestätigen. Ich finde es toll, durch die Flure zu laufen, Post zu verteilen und einzusammeln, mich mit Kolleginnen und Kollegen auszutauschen. Man spürt hier eine Hilfsbereitschaft, auf die ich unfassbar stolz bin. Ganz besonders dankbar bin ich für unser Team, gute Kollegen mit Spaß an der Arbeit sind einfach Gold wert.
Gesundheitsjournal: Ihr habt ein tolles Mindset. Wie muss man denn sein, um bei euch im Team zu arbeiten?
Claudia: Nüchtern gesagt, sollte man zuverlässig und spontan sein. Ein Sturkopf hätte es hier wohl schwer. Unser Team ist offen, ehrlich und ein ziemlich bunter Haufen. Eine Kollegin sagt immer: Hier musst du ein bisschen verrückt sein – andernfalls wirst du es hier!
Gesundheitsjournal: Unsere Lieblingsfrage zum Schluss: Gibt es noch etwas total Kurioses, das euch in der Poststelle mal passiert ist?
Claudia: Ha, da gibt es einiges. Immer mal wieder verirren sich merkwürdige Dinge in die Briefumschläge von Versicherten. Einmal bekamen wir ein kaputtes Gebiss mit der Bitte, es zu reparieren! Zu viel wollen wir nicht verraten, um keine Nachahmer anzustiften. Aber hin und wieder bekommen wir auch mal nette Zeichnungen – die wir hier im Büro an unserer Kuriositätentafel sammeln.
Gesundheitsjournal: Wir sagen Danke für das tolle Gespräch. Es war schön bei euch – und super interessant, einen kleinen Einblick in euren Arbeitsalltag zu bekommen.
Stand: Februar 2024
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